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Documentation Index

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Tutorial: Cómo Gestionar Pacientes con Links de Registro, Actualización de datos e Historia Clínica

Este tutorial tiene como objetivo guiar al usuario de manera ordenada y precisa en el proceso de gestión de pacientes dentro de OCLÜ, abarcando la generación de links públicos para que el paciente complete sus propios datos, la actualización de antecedentes médicos y la descarga de la historia clínica completa en formato PDF. A lo largo de este instructivo se detallan los pasos necesarios para generar un enlace de registro que permite al paciente cargar sus datos personales por sí mismo, generar un enlace de actualización para que el paciente complete o modifique sus antecedentes médicos, y descargar la historia clínica consolidada en PDF para fines administrativos, legales o de derivación. El correcto uso de estas funciones permite agilizar la carga de datos, profesionalizar la atención y mantener una documentación clínica ordenada. Este proceso resulta fundamental para reducir el tiempo administrativo en recepción, evitar errores de tipeo en datos sensibles y contar con respaldo documental de la historia clínica de cada paciente. Asimismo, contribuye a una gestión más eficiente del consultorio, mejorando la experiencia del paciente desde el primer contacto.

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¿Cuándo Usar Este Tutorial?

  • Vas a incorporar un nuevo paciente y querés que cargue sus datos por sí mismo
  • Necesitas que un paciente actualice o complete sus antecedentes médicos
  • Tenés que entregar la historia clínica completa de un paciente
  • Querés agilizar la carga inicial de datos en la primera consulta
  • Necesitas un respaldo legal o administrativo de la HC de un paciente

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Funciones Disponibles

OCLÜ ofrece tres herramientas principales en el módulo Pacientes: Link para Registro: Genera un enlace público y un código QR para que un paciente nuevo cargue sus propios datos personales antes de la primera consulta. Link para Actualización: Genera un enlace público para que un paciente ya existente complete o modifique sus antecedentes médicos. Descargar HC: Descarga la historia clínica completa del paciente en formato PDF, lista para imprimir o enviar.

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PARTE 1: Generar Link para Registro de Paciente Nuevo

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Paso 1: Ir al Módulo Pacientes

  • Inicia sesión en OCLÜ
  • En el menú lateral izquierdo, haz clic en “Pacientes”
  • Se abrirá el listado completo de pacientes de tu organización

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Paso 2: Acceder al Formulario de Alta

  • Haz clic en el botón azul ”+ Agregar paciente” ubicado en la esquina superior derecha
  • Se abrirá la pantalla “Agregar paciente” con el formulario de carga de datos básicos
  • En la esquina superior derecha de la pantalla verás el botón “Link para registro”
  • Haz clic sobre él
  • Se abrirá una ventana emergente titulada “Acción exitosa” con el mensaje “Enlace generado con éxito”
La ventana emergente te ofrece dos formas de compartir el enlace:
  • Haz clic en el ícono de copiar (al lado de la URL)
  • Verás el mensaje “Link copiado al portapapeles” en la esquina superior derecha
  • Pegá el link en un email, WhatsApp o donde necesites enviárselo al paciente

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Opción B: Escanear el Código QR

  • El paciente puede escanear el QR directamente desde su celular
  • Esta opción es ideal cuando el paciente está físicamente en la clínica
  • Sirve para imprimirlo y dejarlo a disposición en la sala de espera

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Paso 5: Continuar o Cerrar

Una vez compartido el link, tenés dos opciones:
  • Listar pacientes: Volver al listado de pacientes
  • Agregar otro paciente: Generar un nuevo link para otro paciente
Importante: El paciente deberá completar el formulario público con sus datos. Una vez que lo envíe, aparecerá automáticamente en el listado de pacientes de tu organización.

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PARTE 2: Generar Link para Actualización de Antecedentes Médicos

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Paso 1: Buscar al Paciente

  • Ve al módulo “Pacientes”
  • Usá la caja “Buscar pacientes” para encontrarlo por nombre o documento
  • Haz clic sobre el paciente para abrir su ficha

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Paso 2: Acceder a la Sección Datos Personales

  • Una vez dentro de la ficha del paciente, asegurate de estar en la pestaña “Datos Personales” (es la que aparece seleccionada por defecto)
  • En el menú lateral izquierdo de la ficha, debe estar seleccionada la opción “Información”

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Paso 3: Hacer Clic en “Actualizar Datos”

  • Localizá el botón “Actualizar datos” ubicado en la parte superior del formulario, junto al botón “Descargar HC”
  • Haz clic sobre él
  • Se abrirá un pequeño popover con el mensaje “Genera un link para que el paciente pueda actualizar sus antecedentes médicos”
  • Haz clic en el botón azul “Generar Link”
  • El sistema procesará la solicitud y mostrará el mensaje “Link generado”
  • Aparecerá la URL lista para copiar o compartir
Tenés dos formas de compartirlo:
  • Haz clic en “Copiar”
  • Pegá el link en el canal de comunicación que prefieras (WhatsApp, email, SMS)

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Opción B: Enviar por Email

  • Haz clic en el botón azul “Enviar por email”
  • El sistema enviará automáticamente el link al correo electrónico cargado en la ficha del paciente
Importante: El sistema indica “Este link no expira”, por lo que el paciente puede completarlo cuando lo prefiera. Una vez que el paciente envíe el formulario, los datos se actualizarán automáticamente en su ficha.

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PARTE 3: Descargar la Historia Clínica del Paciente

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Paso 1: Ingresar a la Ficha del Paciente

  • Ve al módulo “Pacientes”
  • Buscá al paciente correspondiente y hacé clic sobre él
  • Se abrirá la ficha completa con sus datos

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Paso 2: Hacer Clic en “Descargar HC”

  • Asegurate de estar en la pestaña “Datos Personales”
  • Localizá el botón “Descargar HC” en la parte superior del formulario
  • Haz clic sobre él

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Paso 3: Visualizar y Guardar el PDF

  • Se abrirá automáticamente una nueva pestaña en el navegador con la historia clínica generada en formato PDF
  • Desde ahí podés:
    • Descargar: Guardar el archivo en tu computadora
    • Imprimir: Imprimir el documento físico
    • Compartir: Enviarlo al paciente, otro profesional o derivación

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¿Qué Contiene el PDF de la Historia Clínica?

El documento generado por OCLÜ es un PDF profesional de varias páginas que incluye:

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1. Identificación del Paciente

  • Nombre y apellido
  • DNI / Pasaporte
  • Fecha de nacimiento y edad
  • Domicilio completo
  • Teléfono y correo electrónico
  • Obra social, plan y número de afiliado
  • Número interno de historia clínica

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2. Antecedentes del Paciente

  • Antecedentes personales relevantes
  • Antecedentes familiares significativos
  • Medicación habitual
  • Alergias y reacciones adversas
  • Hábitos o factores de riesgo

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3. Motivo de la Consulta y Examen Clínico Inicial

  • Fecha de primera consulta
  • Motivo principal
  • Descripción del examen clínico

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4. Evolución Clínica

  • Tabla cronológica con fecha, profesional, procedimiento u observaciones e indicaciones
  • Detalle de cada intervención realizada

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5. Diagnósticos y Tratamientos

  • Diagnóstico presuntivo
  • Diagnóstico definitivo
  • Procedimientos realizados (con fecha)
  • Plan de tratamiento

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Errores Comunes y Soluciones

Causa: El link no fue copiado correctamente o el canal de envío falló. Solución:
  • Volvé a hacer clic en “Link para registro” desde el formulario de alta
  • Copiá nuevamente la URL y verificá que sea completa
  • Reenviála por otro canal (WhatsApp, email, etc.)
Causa: Puede ser un problema de actualización de la pantalla. Solución:
  • Refrescá la página de pacientes (F5 o el ícono de recarga del navegador)
  • Buscalo nuevamente por nombre o documento
  • Si no aparece, contactá al equipo de soporte de OCLÜ
Causa: Puede ser una interrupción momentánea de conexión. Solución:
  • Verificá tu conexión a internet
  • Recargá la ficha del paciente
  • Volvé a intentar el proceso

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Error: La opción “Enviar por email” no envía el correo

Causa: El paciente no tiene email cargado en su ficha o el email es inválido. Solución:
  • Verificá que el campo “Email” de la ficha esté correctamente cargado
  • Pedile al paciente que revise su carpeta de Spam
  • Como alternativa, copiá el link y enviálo por otro canal

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Error: El PDF de la historia clínica no se descarga

Causa: El navegador puede estar bloqueando la apertura de pestañas emergentes. Solución:
  • Habilitá las pestañas emergentes para el sitio iliana.oclucrm.com
  • Probá desde otro navegador (Chrome, Edge, Firefox)
  • Volvé a hacer clic en “Descargar HC”

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Consejos y Mejores Prácticas

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✅ HACER

  • Enviar el link de registro antes de la primera consulta: Permite que el paciente llegue con sus datos ya cargados
  • Imprimir el QR para la sala de espera: Es una forma rápida de captar pacientes que llegan sin haber completado el formulario
  • Solicitar actualización de antecedentes una vez al año: Los antecedentes médicos cambian, mantenelos al día
  • Descargar la HC al finalizar tratamientos largos: Es útil para archivar y entregar al paciente como respaldo
  • Verificar los datos cargados por el paciente: Antes de iniciar el tratamiento, confirmá que la información sea correcta

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❌ NO HACER

  • No compartir el link por canales públicos: Aunque es un link único, evitá publicarlo en redes sociales o foros
  • No olvidar verificar antecedentes: No asumas que los datos cargados por el paciente están completos al 100%
  • No reemplazar la HC en papel sin respaldo digital: Siempre mantené la HC actualizada en OCLÜ además del PDF descargado
  • No editar la HC manualmente luego de descargada: Si necesitás corregir algo, hacelo desde la ficha y descargá un PDF nuevo

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Tipos de Uso Comunes

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Pre-Carga de Datos para Primera Consulta

El paciente recibe el link antes de venir al consultorio y carga sus datos desde su casa. Ejemplo: Un paciente saca turno por teléfono el lunes para el viernes. Le enviás el link de registro por WhatsApp y llega el viernes con la ficha ya completa.

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Actualización Anual de Antecedentes

Una vez al año, le pedís al paciente que actualice sus antecedentes médicos para mantener la HC vigente. Ejemplo: Cada vez que el paciente cumple un año desde su última actualización, le mandás el link de actualización.

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Entrega de HC para Derivación

El paciente necesita ser derivado a otro profesional y le entregás su historia clínica completa. Ejemplo: El paciente debe ir a un especialista en cirugía maxilofacial. Descargás la HC y la enviás por email al especialista. Necesitas archivar la HC para fines legales o administrativos. Ejemplo: Ante un reclamo de obra social o auditoría, descargás la HC del paciente como respaldo documental.

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Tiempo Estimado

  • Generar y compartir un link de registro te toma menos de 30 segundos
  • Generar y compartir un link de actualización te toma aproximadamente 30 segundos
  • Descargar la historia clínica te toma menos de 10 segundos

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Preguntas Frecuentes

Sí, cada vez que generás un link de registro, el sistema crea un token único que vincula los datos al alta de un paciente nuevo. No reutilices links anteriores para evitar confusiones. El paciente seguirá apareciendo como “incompleto” en tu listado. Podés reenviarle el link las veces que sea necesario o cargar los datos manualmente desde la ficha.

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¿Puedo editar los datos cargados por el paciente?

Sí. Una vez que el paciente envía el formulario, los datos quedan cargados en su ficha y vos podés editarlos desde la pestaña “Datos Personales”.

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¿La HC descargada incluye odontogramas o imágenes?

El PDF incluye toda la información clínica registrada en el sistema (texto, diagnósticos, tratamientos). Las imágenes y odontogramas se gestionan desde otras secciones específicas de la ficha del paciente.

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¿Puedo descargar la HC de varios pacientes a la vez?

No. Actualmente la descarga se realiza paciente por paciente desde su ficha individual. El “Link para registro” es el enlace que usás para dar de alta a un paciente nuevo (carga inicial de datos). El “Link paciente” (que aparece dentro de la ficha) es para gestionar accesos del paciente al portal una vez registrado.