Cada presupuesto en OCLÜ tiene un estado que indica en qué etapa del flujo comercial-clínico está. El estado afecta lo que se puede hacer con el presupuesto y cómo se ve en los listados y reportes. Entender los estados te ayuda a tener la cartera de presupuestos limpia y a hacer seguimiento eficiente. Esta guía te muestra los seis estados disponibles, cómo cambiar entre ellos y qué significa cada uno.Documentation Index
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Cuándo usarlo
- Cuando querés entender por qué un presupuesto figura en un estado y qué podés hacer desde ahí.
- Cuando necesitás cambiar manualmente el estado de un presupuesto (por ejemplo de Pendiente a Aprobado cuando el paciente confirma).
- Cuando estás revisando la cartera y querés filtrar por estado para ver, por ejemplo, todos los pendientes de aprobación.
- Cuando un presupuesto quedó obsoleto y querés marcarlo como Eliminado o Cerrado para mantener limpia la lista.
Cómo llegar al estado de un presupuesto
- En la barra lateral izquierda, hacé clic en el ícono de Pacientes y entrá a la ficha del paciente.
- Hacé clic en la solapa Presupuestos.
- Hacé clic en el nombre del presupuesto para abrir su detalle.
- En la sección Información básica del presupuesto, mirá la fila superior derecha: ahí ves la etiqueta Estado con el estado actual (por ejemplo “Aprobado” en verde, “Pendiente” en amarillo, etc.).
Tip: clickear la etiqueta de Estado dentro del propio presupuesto te muestra el detalle de todos los estados disponibles en una pantalla, útil cuando estás aprendiendo el sistema.
Los seis estados, uno por uno
1. Borrador
Qué significa: el presupuesto está recién creado pero todavía no se le envió al paciente. Es un trabajo en curso. Cómo llega a este estado: automáticamente, cuando creás el presupuesto. Es el estado inicial. Qué se puede hacer: editarlo libremente (agregar o quitar prestaciones, cambiar precios, modificar comentarios), enviárselo al paciente, eliminarlo si te equivocaste. Cuándo conviene: mientras estás armando el plan de tratamiento y todavía no hablaste con el paciente sobre los costos.2. Pendiente
Qué significa: el presupuesto fue enviado al paciente y estás esperando su respuesta (aprobación o rechazo). Cómo llega a este estado: hay dos formas:- Automático: desde dentro del presupuesto, cuando hacés clic en Enviar presupuesto → Vía Mail, el sistema cambia el estado a Pendiente automáticamente. Te muestra un cartel confirmando.
- Manual: podés cambiarlo a Pendiente sin enviarlo, si por ejemplo se lo mostraste en pantalla o se lo entregaste impreso.
3. Aprobado
Qué significa: el paciente aceptó el presupuesto y se va a ejecutar el plan. Cómo llega a este estado: siempre manual. Vos lo cambiás a Aprobado cuando el paciente confirma, ya sea verbalmente, por mensaje, o cuando paga la primera seña. Qué se puede hacer: recibir pagos, agendar citas vinculadas al presupuesto, registrar evoluciones, avanzar las prestaciones (con los botones de progreso 25%, 50%, 75%, 100%) y pasarlo manualmente a Cerrado cuando termine todo. Cuándo conviene: este es el estado “activo” de la mayoría de los presupuestos en ejecución.4. Rechazado
Qué significa: el paciente decidió no aceptar el presupuesto. Cómo llega a este estado: siempre manual. Vos lo marcás como Rechazado cuando el paciente te lo dice. Qué se puede hacer: queda visible en la lista pero no se le pueden agregar pagos ni evoluciones. Sirve como registro histórico. Cuándo conviene: dejar claro en la cartera por qué un presupuesto no avanzó, en lugar de eliminarlo. Te ayuda a analizar después por qué se rechazan presupuestos y mejorar la presentación.5. Eliminado
Qué significa: el presupuesto se marcó como inválido. Puede ser porque te equivocaste al crearlo, porque las condiciones cambiaron, o porque hay que rehacerlo desde cero. Cómo llega a este estado: siempre manual. Antes de eliminarlo, es probable que tengas que revocar pagos o eliminar evoluciones asociadas si hubo movimientos. La capacidad de revocar y eliminar depende de tus permisos. Qué se puede hacer: queda registrado pero ya no se opera con él. Cuándo conviene: cuando algo falló (un error en las prestaciones, un cambio de plan, un duplicado) y vas a crear un presupuesto nuevo desde cero.6. Cerrado
Qué significa: se completaron todas las prestaciones del presupuesto. Es el estado de “finalizado con éxito”. Cómo llega a este estado: siempre manual y opcional. Vos elegís marcarlo como Cerrado cuando todas las prestaciones están al 100% y el saldo restante es cero. Qué se puede hacer: queda como referencia histórica. Útil para reportes de productividad, comparar tiempos de tratamientos, etc. Cuándo conviene: no es obligatorio cerrar presupuestos completados. Es solo un marcador organizativo. Algunas clínicas los cierran prolijamente, otras los dejan en Aprobado indefinidamente.Resumen del flujo
- Único cambio automático: Borrador → Pendiente al enviar por email (si elegís esa opción).
- Todos los demás cambios son manuales.
- Eliminado se puede aplicar desde cualquier estado, pero conviene revocar pagos y eliminar evoluciones primero.
Errores comunes
No puedo cambiar el estado a Aprobado: verificá tus permisos. Si no tenés permiso de modificar estados, el dropdown va a aparecer deshabilitado. Pediler al administrador que te habilite el permiso. Al enviar el presupuesto por mail no cambió a Pendiente: asegurate de que clickeaste Enviar presupuesto → Vía Mail desde dentro del presupuesto, no desde el listado. El cambio automático se dispara desde el envío individual. Necesito cambiar un presupuesto Aprobado a Borrador: no es lo más limpio. Si las prestaciones todavía no se ejecutaron, podés editarlo directamente sin volver a Borrador. Si ya hubo pagos o avances, mejor crear un nuevo presupuesto y eliminar el anterior. El estado dice Pendiente pero el paciente ya pagó algo: registrá el pago, eso no cambia el estado automáticamente. Si querés reflejar que está aprobado, cambialo manualmente a Aprobado. No puedo eliminar un presupuesto: si tiene pagos recibidos o evoluciones, el sistema te puede pedir que primero revoques esos pagos y elimines las evoluciones. Hacelo en ese orden.Tips y variaciones
- Workflow recomendado: Borrador → enviar por mail → Pendiente automático → cambiar manualmente a Aprobado o Rechazado según respuesta → Cerrado al finalizar todas las prestaciones.
- Para limpiar la cartera: usá el filtro Filtrar por estado en el listado de presupuestos del paciente para ver solo los Aprobados (los activos en ejecución), los Pendientes (los que esperan respuesta), o los Borradores (los que están a medio armar).
- Auditoría comercial: revisar periódicamente cuántos presupuestos están en Pendiente más de X días te ayuda a detectar pacientes que necesitan un seguimiento (un llamado, un nuevo envío).
- Cerrado vs Aprobado: si no te molesta tener todos los presupuestos terminados como Aprobados, podés saltearte el paso de Cerrar. Pero si querés tener limpio el listado de “activos”, marcalos como Cerrado al finalizar.