Tutorial: Cómo Agendar un Turno
Este tutorial te guiará paso a paso en el proceso de agendar una cita para un paciente en Oclü.¿Cuándo Usar Este Tutorial?
- Un paciente llama para solicitar un turno
- Un paciente pide turno en persona
- Necesitas agendar la próxima consulta después de una atención
- Quieres bloquear un horario en la agenda
Paso 1: Ir al Módulo de Agenda
- Inicia sesión en Oclü
- En el menú lateral izquierdo, haz clic en “Agenda”
- Verás el calendario con los turnos ya agendados
Paso 2: Elegir la Vista del Calendario
Oclü tiene dos formas de ver la agenda:Vista Diaria (Recomendada para Agendar)
- Muestra todo un día completo
- Ves los horarios de 6:00 AM a 10:00 PM
- Ideal para encontrar huecos disponibles
Vista Semanal
- Muestra 7 días en pantalla
- Útil para planificar a futuro
- No es la mejor para agendar turnos del día
Paso 3: Seleccionar la Fecha del Turno
- En la parte superior del calendario, verás la fecha actual
- Para cambiar de día:
- Botón “Anterior” (<): Va al día previo
- Botón “Siguiente” (>): Va al día siguiente
- Botón “Hoy”: Vuelve al día de hoy
- Clic en la fecha: Abre un calendario donde eliges el día específico
Paso 4: Identificar Horarios Disponibles
Observa el calendario del día seleccionado:- Espacios blancos/vacíos: Horarios disponibles ✅
- Bloques de color: Ya hay turnos agendados ❌
- Bloques grises: Pausas o bloqueos (almuerzo, reuniones)
Paso 5: Hacer Clic en el Horario Deseado
Hay dos formas de crear un turno:Opción A: Clic Directo en el Horario (Más Rápido)
- Haz clic en el espacio vacío del horario que quieres
- Se abrirá el formulario con la fecha y hora ya completadas
- Salta al Paso 6
Opción B: Botón “Nueva Cita”
- Haz clic en el botón azul “Nueva Cita” (parte superior)
- Se abrirá el formulario vacío
- Deberás completar fecha y hora manualmente
- Continúa en el Paso 6
Paso 6: Completar el Formulario de la Cita
Se abrirá una ventana emergente con el formulario.Seleccionar Paciente *
Si el paciente ya está registrado:- Haz clic en el campo “Paciente”
- Comienza a escribir el nombre o apellido
- Aparecerá una lista de sugerencias
- Haz clic en el paciente correcto
- Haz clic en “Crear paciente” (en el mismo formulario)
- Completa sus datos básicos
- Guarda
- El paciente quedará seleccionado automáticamente
Fecha *
Ya debería estar completada si hiciste clic en el horario. Si necesitas cambiarla:- Haz clic en el campo de fecha
- Selecciona el día en el calendario
- Haz clic en “Aceptar”
Hora de Inicio *
La hora en que comienza el turno. Ya debería estar completada si hiciste clic en el horario. Si necesitas cambiarla:- Haz clic en el campo de hora
- Selecciona la hora y minutos
- Haz clic en “Aceptar”
Duración *
Cuánto tiempo durará el turno. Opciones comunes:- 15 minutos: Consultas rápidas
- 30 minutos: Consulta estándar
- 1 hora: Tratamientos largos
- 1:30 horas: Endodoncias, cirugías
- Personalizado: Escribe el tiempo exacto
Doctor (Opcional)
Si tu clínica tiene varios profesionales, selecciona quién atenderá:- Haz clic en el campo “Doctor”
- Selecciona de la lista
- El turno aparecerá en la columna de ese doctor en el calendario
Motivo de la Consulta
Anota por qué viene el paciente. Ejemplos:- Primera consulta
- Control
- Dolor molar inferior derecho
- Continuar tratamiento de conducto
- Colocación de corona
- Limpieza dental
Estado del Turno
Indica en qué situación está el turno. Opciones comunes:- Pendiente: Recién creado, no confirmado
- Confirmada: El paciente confirmó que vendrá
- En curso: El paciente está siendo atendido ahora
- Completada: La atención finalizó
- Cancelada: Se anuló el turno
- No asistió: El paciente no vino
Observaciones (Opcional)
Notas adicionales sobre el turno. Ejemplos:- “Paciente llegará 15 minutos antes”
- “Traer radiografía panorámica”
- “Llamar un día antes para confirmar”
Paso 7: Guardar el Turno
-
Revisa que todos los datos sean correctos:
- Paciente
- Fecha y hora
- Duración
- Doctor (si aplica)
- Haz clic en el botón verde “Guardar”
- Verás un mensaje verde: “Cita creada correctamente”
- El turno aparecerá en el calendario como un bloque de color
Paso 8: Confirmar con el Paciente
Después de agendar:-
Repite en voz alta (si el paciente está presente o en el teléfono):
- Día: “Su turno es el lunes 15 de enero”
- Hora: “A las 9:00 de la mañana”
- Doctor: “Con el Dr. Pérez” (si corresponde)
- Pregunta si tiene alguna duda
-
Recuerda al paciente:
- Llegar 10 minutos antes
- Traer documentos que necesite (estudios, radiografías)
- Llamar si necesita cancelar o reprogramar
Paso 9: Enviar Recordatorio (Opcional)
Si el sistema tiene configurados recordatorios automáticos:- El paciente recibirá un email o WhatsApp 24 horas antes
- No necesitas hacer nada más
- Anota en tu agenda llamar al paciente un día antes
- O envía manualmente un mensaje
¿Qué Hacer Después de Agendar?
Si es un Paciente Nuevo
- Registra sus datos completos (si aún no lo hiciste)
- Pídele que llegue 15 minutos antes para completar antecedentes
Si es un Paciente Recurrente
- Verifica si tiene tratamientos pendientes
- Prepara su ficha antes del turno
- Revisa si tiene deudas pendientes
Si el Turno es para Hoy
- Márcalo como “Confirmada” cuando el paciente llegue
- Avisa al doctor que el paciente está esperando
Errores Comunes y Soluciones
Error: “Ya existe una cita en este horario”
Causa: Intentaste agendar en un horario ya ocupado. Solución:- Elige otro horario disponible
- O reprograma la cita existente si es necesario
Error: “El doctor no está disponible en este horario”
Causa: El doctor no trabaja en ese día/hora. Solución:- Verifica los horarios de atención del doctor
- Elige un horario dentro de su disponibilidad
- O selecciona otro doctor
No puedo crear citas
Causa: No tienes permiso para agendar turnos. Solución:- Habla con el administrador para que te otorgue el permiso “Crear citas”
El turno no aparece en el calendario
Causa: Creaste el turno en otra fecha o con otro doctor (si hay filtros activos). Solución:- Verifica que estés viendo la fecha correcta
- Si hay filtro de doctor, asegúrate de que esté en “Todos los doctores”
Consejos y Mejores Prácticas
✅ HACER
- Confirmar horarios en voz alta: Evita malentendidos
- Dejar espacios entre turnos: Al menos 10 minutos para no atrasarse
- Anotar el motivo: Ayuda al doctor a prepararse
- Verificar teléfono del paciente: Para poder contactarlo si es necesario
- Actualizar estados: Marca como “Confirmada” cuando el paciente confirme
❌ NO HACER
- No sobrecargar la agenda: Respeta los tiempos de cada tratamiento
- No agendar en pausas: Respeta horarios de almuerzo o descanso
- No prometer horarios sin verificar: Primero mira la agenda, luego confirma
- No olvidar guardar: Siempre haz clic en “Guardar”
Reprogramar o Cancelar un Turno
Para Reprogramar
- Haz clic en el turno en el calendario
- Selecciona “Editar”
- Cambia la fecha u hora
- Guarda
Para Cancelar
- Haz clic en el turno en el calendario
- Selecciona “Eliminar” o cambia el estado a “Cancelada”
- Confirma la acción
Tiempo Estimado
Una vez que practicas, agendar un turno te toma 1-2 minutos.Preguntas Frecuentes
¿Puedo agendar múltiples turnos para el mismo paciente?
Sí, un paciente puede tener todos los turnos que necesite. Simplemente crea una cita para cada consulta.¿Qué pasa si el paciente llega fuera de horario?
Si el paciente llega tarde:- Si aún puedes atenderlo, déjalo como está
- Si necesitas moverlo, edita la hora del turno
- Si no puedes atenderlo, cancela y reagenda
¿Cómo bloqueo un horario que no quiero que se use?
Para bloquear un horario (ej: almuerzo, reunión):- Haz clic en el botón “Agregar Pausa”
- Selecciona fecha, hora de inicio y fin
- Escribe el motivo (“Almuerzo”, “Reunión”, etc.)
- Guarda
¿Puedo ver la agenda de otro doctor?
Depende de tus permisos:- Si tienes permiso “Seleccionar doctores”: Sí, puedes ver todos
- Si no: Solo verás tu propia agenda (si eres doctor) o la agenda general
- Usa el filtro “Doctor” en la parte superior
- Selecciona el doctor que quieres ver
Video Tutorial
¿Prefieres ver un video? [Ver video tutorial: Cómo agendar un turno en Oclü] (Próximamente)¿Necesitas ayuda adicional? Consulta la sección de Preguntas Frecuentes o contacta a soporte.