Tutorial: Cómo Registrar un Pago
Este tutorial tiene como objetivo guiar al usuario de manera ordenada y precisa en el proceso de registro de un pago realizado por un paciente dentro de OCLÜ, asegurando una correcta imputación del cobro y un adecuado control financiero. A lo largo de este instructivo se detallan los pasos necesarios para asociar el pago al paciente correspondiente, seleccionar el concepto o presupuesto relacionado y definir el monto, la forma de pago y la fecha de la operación. El correcto registro de los pagos permite mantener actualizada la información económica de la clínica y reflejar con exactitud los ingresos percibidos. Este proceso resulta fundamental para llevar un seguimiento claro de los cobros, controlar saldos pendientes y garantizar la coherencia entre la información clínica, administrativa y financiera. Asimismo, contribuye a una gestión transparente, ordenada y confiable de los movimientos económicos de la clínica.¿Cuándo Usar Este Tutorial?
- Un paciente paga por un tratamiento
- Cobras una señ o anticipo
- El paciente abona una cuota de su plan de pago
- Necesitas registrar el cobro y entregar un recibo
Paso 1: Buscar al Paciente
- Inicia sesión en OCLÜ
- Ve al módulo “Pacientes”
- Busca al paciente usando la caja de búsqueda (nombre o documento)
- Haz clic en el paciente para abrir su ficha
Paso 2: Ir a la Sección Balance
- Dentro de la ficha del paciente, verás varias pestañas en la parte superior
- Haz clic en la pestaña “Balance”
- Verás el resumen financiero del paciente:
- Total que debe (presupuestos aprobados)
- Total que ya pagó
- Saldo pendiente (lo que falta pagar)
- Historial de pagos anteriores
Paso 3: Hacer Clic en “Registrar Pago”
- Busca el botón verde “Registrar Pago”
- Haz clic
- Se abrirá una ventana emergente con el formulario de pago
Paso 4: Completar el Formulario de Pago
Monto *
Escribe cuánto está pagando el paciente. Ejemplos:- Pago completo: El saldo pendiente total
- Pago parcial: Una parte del total (ej: una cuota)
- Señade anticipo: 30%, 50%, etc.
Moneda *
Selecciona en qué moneda paga:- Peso Argentino (ARS)
- Dólar (USD)
- Otras (según configuración)
Método de Pago *
Selecciona cómo paga el paciente:- Efectivo: Dinero en mano
- Tarjeta de Débito
- Tarjeta de Crédito
- Transferencia Bancaria
- Cheque
- Mercado Pago
- Otros métodos digitales
Caja de Destino *
Selecciona a qué caja va el dinero:- Caja Principal: Si paga en efectivo
- Banco Santander: Si fue transferencia o depósito
- Terminal POS: Si pago con tarjeta
Fecha de Pago *
Por defecto aparece la fecha de hoy. Cámbiala solo si:- Estás registrando un pago de días anteriores
- El cheque tiene fecha diferida
Presupuesto Asociado
Si el paciente tiene varios presupuestos activos, selecciona a cuál aplicar este pago. Si solo tiene un presupuesto, aparecerá seleccionado automáticamente.Sistema de Pago en Cuotas para Presupuestos
Dentro del proceso de creación de presupuestos, el sistema incorpora la opción de Pago en Cuotas, que permite configurar planes de financiación de manera simple y automática. Al activar esta opción, el usuario puede definir la cantidad de cuotas, establecer si el presupuesto cuenta o no con pago adelantado, y seleccionar la fecha de vencimiento de la primera cuota. A partir de estos datos, el sistema calcula automáticamente el monto correspondiente a cada cuota y genera una vista previa del plan de pagos, donde se detallan las fechas de vencimiento y los importes estimados. Además, el sistema permite realizar adelantos de pago, los cuales se integran automáticamente al plan de cuotas, ajustando los montos correspondientes y brindando una mayor flexibilidad en la gestión de cobros para cada presupuesto.
Observaciones (Opcional)
Notas sobre el pago. Ejemplos:- “Cuota 2 de 6”
- “Seña 30% - Falta 70%”
- “Pago por tratamiento de endodoncia”
Paso 5: Guardar y Generar Recibo
Tienes dos opciones:Opción A: Guardar y Generar Recibo (Recomendado)
- Haz clic en “Guardar y Generar Recibo”
- El pago se registra
- Se abre automáticamente el recibo en PDF
- Puedes:
- Imprimir: Para entregar al paciente
- Descargar: Guardar en tu computadora
- Enviar por email: Si el paciente tiene correo registrado
Opción B: Solo Guardar
- Haz clic en “Guardar”
- El pago se registra pero NO se genera recibo
- Útil si vas a generar el recibo después
Paso 6: Entregar el Recibo al Paciente
- Si imprimiste: Entrega el comprobante físico
- Si enviaste por email: Confirma que lo haya recibido
- Guarda una copia: El sistema automáticamente archiva el recibo digital
¿Qué Muestra el Recibo?
El recibo profesional incluye:- Número de recibo único (ej: REC-001)
- Fecha de emisión
- Datos de la clínica (nombre, dirección, teléfono)
- Datos del paciente (nombre completo, documento)
- Detalle del pago:
- Monto pagado
- Moneda
- Método de pago
- Concepto (presupuesto o tratamiento)
- Saldo anterior (cuánto debía antes)
- Saldo actual (cuánto debe ahora)
Errores Comunes y Soluciones
Error: “El monto excede el saldo pendiente”
Causa: Intentaste registrar más dinero del que el paciente debe. Solución:- Verifica cuánto es el saldo pendiente real
- Ingresa un monto igual o menor
- Si el paciente pagó de más, habla con el administrador
No puedo generar el recibo
Causa: Faltan datos del paciente o de la clínica. Solución:- Verifica que el paciente tenga nombre, apellido y documento
- Confirma que la clínica tenga datos completos en Administración
El recibo no se imprime
Causa: Problema con la impresora o navegador. Solución:- Descarga el PDF y ábrelo con Adobe Reader
- Verifica que la impresora esté conectada
- Intenta desde otro navegador
Consejos y Mejores Prácticas
✅ HACER
- Registrar inmediatamente: No dejes pagos sin registrar
- Entregar siempre recibo: Es obligatorio por ley
- Verificar método de pago: Confirma con el paciente cómo pagó
- Contar el efectivo: Verifica que el monto sea correcto antes de registrar
- Anotar observaciones: Ayuda a recordar detalles del pago
❌ NO HACER
- No registrar pagos “al ojo”: Usa siempre el sistema
- No olvidar entregar recibo: El paciente tiene derecho a un comprobante
- No confundir cajas: El efectivo va a Caja, las transferencias a Banco
- No registrar pagos futuros: Solo registra pagos ya recibidos
Tipos de Pago Comunes
Pago Completo
El paciente paga todo lo que debe de una vez. Ejemplo: Debe 50,000 completos.Pago en Cuotas
El paciente paga una parte cada mes. Ejemplo: Debe 10,000. Debes registrar cada cuota cuando la pague.Seña o Anticipo
El paciente paga una parte para confirmar el tratamiento. Ejemplo: Debe 30,000). Registra la seña y luego el resto cuando lo pague.Pago por Sesión
El paciente paga después de cada consulta. Ejemplo: Cada sesión cuesta 5,000 después de cada visita.Ver Historial de Pagos
Para ver todos los pagos anteriores del paciente:- En la pestaña “Balance”
- Desplázate hacia abajo
- Verás la tabla “Historial de Pagos” con:
- Fecha de cada pago
- Monto
- Método de pago
- Recibo generado (puedes hacer clic para verlo)
Tiempo Estimado
Registrar un pago te toma 1-2 minutos.Preguntas Frecuentes
¿Puedo editar un pago ya registrado?
Normalmente NO se pueden editar pagos (por temas contables). Si cometiste un error:- Habla con el administrador
- Puede anular el pago y crear uno nuevo
¿Qué pasa si el paciente no tiene presupuesto aprobado?
El sistema puede impedirte registrar el pago. Solución:- Primero crea y aprueba el presupuesto
- Luego registra el pago
¿Puedo registrar un pago en efectivo y tarjeta al mismo tiempo?
No en una sola transacción. Solución:- Registra dos pagos separados
- Uno por efectivo y otro por tarjeta
¿El recibo tiene validez legal?
Sí, los recibos generados por OCLÜ son comprobantes válidos. Contienen todos los datos requeridos por ley.¿Necesitas ayuda adicional? Consulta la sección de Preguntas Frecuentes o contacta a soporte.