Roles
OCLÜ cuenta con tres roles predefinidos: Administrador, Doctor y Secretaria. Es importante entender que estos roles son etiquetas dentro del sistema (no necesariamente reflejan el cargo real de cada persona en la clínica). Por ejemplo, el dueño de la clínica, el CEO o el director médico pueden estar configurados como Administrador dentro del sistema aunque en la vida real también sean doctores o cumplan múltiples funciones. Las etiquetas están pensadas para organizar el acceso al sistema, no para describir la jerarquía real de la clínica.Los roles no son editables una vez asignados. Si al crear un usuario se asignó un rol incorrecto, es necesario contactar al equipo de soporte para corregirlo.
Administrador
El rol de Administrador está pensado para quien gestiona y configura la clínica dentro del sistema. Es el rol con mayor nivel de control y responsabilidad sobre la plataforma. A todos los usuarios con rol Administrador, los permisos vienen habilitados al 100% de forma permanente y no es posible editarlos ni restringirlos. Pueden acceder a todo el sistema sin excepciones. El administrador principal (el primero registrado al crear la clínica a través del formulario de registro) tiene una única diferencia respecto al resto de los administradores: su acceso no puede ser deshabilitado. El acceso de cualquier otro usuario con rol Administrador sí puede deshabilitarse si el administrador principal así lo decide. Por defecto, el rol de Administrador no incluye funciones clínicas. Está pensado para gestionar el sistema: configurar la clínica, crear y administrar usuarios, definir prestaciones, gestionar cajas y bancos, configurar automatizaciones y acceder a los reportes del negocio. Sin embargo, si la persona que cumple el rol de Administrador dentro del sistema también ejerce como profesional de la salud (por ejemplo, si es el propio doctor dueño de la clínica) puede activarse la opción “Habilitar labores de doctor” al momento de crear el usuario. Esta opción es un checklist dentro del formulario de alta del usuario y, una vez activada, no puede modificarse. Al habilitarla, el sistema solicita los datos profesionales del usuario: matrícula nacional, matrícula provincial, DNI, profesión, especialidad y fecha de nacimiento. Con estas labores habilitadas, el Administrador puede:- Tener agenda propia dentro del módulo Calendario
- Ser asignado a presupuestos como profesional responsable
- Firmar consentimientos informados digitales
- Emitir recetas digitales con validez legal
- Tener contratos configurados para el cálculo de honorarios
Doctor
El rol de Doctor está pensado para los profesionales de la salud que ejercen dentro de la clínica. Es el rol clínico por excelencia del sistema. A diferencia del Administrador, cuando creás un usuario con rol Doctor el sistema solicita automáticamente los datos profesionales: matrícula nacional, matrícula provincial, DNI, profesión, especialidad y fecha de nacimiento. Estos datos son necesarios para que el profesional pueda operar correctamente dentro del sistema. Los usuarios con rol Doctor pueden:- Tener agenda propia dentro del módulo Calendario
- Ser asignados a presupuestos como profesionales responsables — en la creación de un presupuesto, el sistema solicita qué doctor lo está realizando, y solo pueden ser seleccionados usuarios con rol Doctor o Administrador con labores de doctor habilitadas
- Firmar consentimientos informados digitales
- Emitir recetas digitales con validez legal
- Tener contratos configurados para el cálculo de honorarios
Secretaria
El rol de Secretaria está pensado para el personal administrativo, de recepción y de gestión de la clínica. Es un rol fundamental para el funcionamiento diario del consultorio y OCLÜ tiene desarrolladas específicamente para este perfil una gran cantidad de herramientas que facilitan y agilizan su trabajo. A diferencia de los roles anteriores, la Secretaria no tiene agenda propia dentro del sistema ni puede ser asignada a presupuestos como profesional responsable. Tampoco se le pueden configurar contratos de honorarios. Sin embargo, tiene acceso a prácticamente todas las funciones operativas y administrativas del sistema según los permisos que le configure el administrador. Algunas de las tareas más importantes que puede gestionar una Secretaria dentro de OCLÜ:- Gestión de pacientes — Crear fichas de nuevos pacientes, buscar y listar pacientes, completar y actualizar datos personales.
- Registro de pacientes de forma remota — Generar links de registro o de actualización de datos para que los pacientes completen su información desde sus propios dispositivos, sin necesidad de que la secretaria los cargue manualmente.
- Administración de la agenda — Crear, modificar y cancelar citas, gestionar el calendario diario de la clínica, enviar recordatorios de turnos por email o WhatsApp.
- Recepción de pagos — Registrar cobros, asignar pagos a presupuestos, emitir recibos y hacer seguimiento del balance de cada paciente.
- Comunicación con pacientes — Enviar mensajes, coordinar confirmaciones de turnos y gestionar la comunicación del día a día.
- Recordatorios internos — Crear y gestionar recordatorios para el equipo, incluyendo recordatorios recurrentes para pacientes con controles periódicos. Esta herramienta está especialmente pensada para el perfil administrativo, ya que permite liberar la carga mental de tener que recordar tareas repetitivas manualmente.
- Mensajería interna — Comunicarse con el resto del equipo a través del sistema de mensajería institucional de OCLÜ, coordinando agendas y derivaciones sin salir de la plataforma.
- Solicitudes de laboratorio — Registrar y hacer seguimiento de solicitudes de trabajos protésicos.
- Gestión de stock — Controlar el inventario de materiales e insumos de la clínica.
Permisos
Los permisos son la herramienta real de control de acceso en OCLÜ. Independientemente del rol asignado, cada usuario puede tener habilitados o deshabilitados permisos específicos según lo que el administrador configure. Esto significa que una Secretaria podría tener acceso a más funcionalidades que un Doctor, o incluso tener todos los permisos habilitados, si así lo decide quien gestiona el sistema. Los permisos se configuran desde el módulo Administrador, dentro del apartado de Staff, en la ficha individual de cada usuario.Permisos por defecto
Cuando creás un usuario nuevo, el sistema lo da de alta con todos los permisos habilitados, incluyendo acceso completo al módulo Administrador. Por eso es fundamental configurar los permisos antes de entregarle las credenciales al nuevo miembro del equipo.El flujo recomendado es: crear el usuario → configurar sus permisos → entregar el acceso.
¿Qué controla cada permiso?
Los permisos son muy granulares y actúan de forma específica sobre cada módulo y funcionalidad del sistema. Según qué permisos tenga habilitados un usuario, el sistema se adapta visualmente:- Módulos completos — Si un usuario no tiene acceso a un módulo, ese módulo no aparece en el menú lateral. El usuario no lo ve y no puede acceder a él.
- Funcionalidades dentro de un módulo — Dentro de un módulo al que sí tiene acceso, pueden desaparecer acciones específicas. Por ejemplo, si no tiene permiso para editar la información de un paciente, no le aparece el botón de guardar cambios. Si no tiene permiso para cargar evoluciones, ese botón no existe para ese usuario.
- Acciones puntuales — El nivel de detalle puede ser muy específico. Por ejemplo, un usuario puede tener permiso para crear citas en el Calendario pero no para crear bloqueos de agenda. En ese caso le aparece el botón de nueva cita pero no el de bloqueo.
- Islas del home — Si se le retira el acceso a un módulo, las islas correspondientes a ese módulo desaparecen también del home. Por ejemplo, si no tiene acceso a Laboratorio, la isla de laboratorio no aparece en su pantalla de inicio.
Buenas prácticas para la gestión de permisos
- Configurar los permisos antes de entregar el acceso — No compartir las credenciales hasta haber revisado y ajustado los permisos del usuario.
- Prestar especial atención al módulo Administrador — Por defecto viene habilitado para todos los usuarios nuevos. Deshabilitarlo para quienes no deben tener acceso a la configuración del sistema.
- Definir un criterio claro por perfil — Antes de crear usuarios, tener definido qué puede ver y hacer cada tipo de persona en la clínica.
- Revisar periódicamente — Si cambian las responsabilidades de un miembro del equipo, actualizar sus permisos desde el módulo Administrador.
Ahora que ya sabés cómo funciona…
el sistema de roles y permisos en OCLÜ, estás listo para comenzar a configurar tu equipo.Recordá que la correcta configuración de permisos es el primer paso para que cada miembro del staff acceda únicamente a lo que necesita para su trabajo diario.
Continuá con la siguiente sección para conocer en detalle cada módulo del sistema.