Roles
OCLÜ tiene tres roles con comportamiento especial — Administrador, Doctor y Secretaria — y otros seis roles pensados para necesidades puntuales de dotación: Higienista, Recepcionista, Manager, CEO, Gerente y Asistente. Es importante entender que los roles son etiquetas dentro del sistema (no necesariamente reflejan el cargo real de cada persona en la clínica). Por ejemplo, el dueño de la clínica, el CEO o el director médico pueden estar configurados como Administrador dentro del sistema aunque en la vida real también sean doctores o cumplan múltiples funciones.Los roles no son editables una vez asignados. Si al crear un usuario se asignó un rol incorrecto, es necesario contactar al equipo de soporte para corregirlo.
Administrador
El rol de Administrador está pensado para quien gestiona y configura la clínica dentro del sistema. Es el rol con mayor nivel de control y responsabilidad sobre la plataforma. A todos los usuarios con rol Administrador, los permisos vienen habilitados al 100% de forma permanente y no es posible editarlos ni restringirlos. Pueden acceder a todo el sistema sin excepciones. El sistema no te deja dejar la clínica sin ningún administrador habilitado: mientras haya dos o más administradores habilitados, cualquiera de ellos puede deshabilitar a otro (incluso al que se registró primero). El bloqueo solo aparece cuando queda un único administrador habilitado — a ese no se lo puede deshabilitar hasta que otro pase a cumplir ese rol. Por defecto, el rol de Administrador no incluye funciones clínicas. Está pensado para gestionar el sistema: configurar la clínica, crear y administrar usuarios, definir prestaciones, gestionar cajas y bancos, configurar automatizaciones y acceder a los reportes del negocio. Si además ejerce como profesional de la salud, podés habilitarle labores de doctor — ver más abajo.Doctor
El rol de Doctor está pensado para los profesionales de la salud que ejercen dentro de la clínica. Es el rol clínico por excelencia del sistema. A diferencia del Administrador, cuando creás un usuario con rol Doctor el sistema solicita automáticamente los datos profesionales: matrícula nacional, matrícula provincial, DNI, profesión y especialidad. Estos datos son necesarios para que el profesional pueda operar correctamente dentro del sistema. Los usuarios con rol Doctor pueden:- Tener agenda propia dentro del módulo Calendario
- Ser asignados a presupuestos como profesionales responsables — en la creación de un presupuesto, el sistema solicita qué doctor lo está realizando
- Firmar consentimientos informados digitales
- Emitir recetas digitales con validez legal
- Tener contratos configurados para el cálculo de honorarios
Secretaria
El rol de Secretaria está pensado para el personal administrativo, de recepción y de gestión de la clínica. Es un rol fundamental para el funcionamiento diario del consultorio y OCLÜ tiene desarrolladas específicamente para este perfil una gran cantidad de herramientas que facilitan y agilizan su trabajo. A diferencia de los roles anteriores, la Secretaria no tiene agenda propia dentro del sistema ni puede ser asignada a presupuestos como profesional responsable. Tampoco se le pueden configurar contratos de honorarios. Sin embargo, tiene acceso a prácticamente todas las funciones operativas y administrativas del sistema según los permisos que le configure el administrador. Algunas de las tareas más importantes que puede gestionar una Secretaria dentro de OCLÜ:- Gestión de pacientes — Crear fichas de nuevos pacientes, buscar y listar pacientes, completar y actualizar datos personales.
- Registro de pacientes de forma remota — Generar links de registro o de actualización de datos para que los pacientes completen su información desde sus propios dispositivos, sin necesidad de que la secretaria los cargue manualmente.
- Administración de la agenda — Crear, modificar y cancelar citas, gestionar el calendario diario de la clínica, enviar recordatorios de turnos por email o WhatsApp.
- Recepción de pagos — Registrar cobros, asignar pagos a presupuestos, emitir recibos y hacer seguimiento del balance de cada paciente.
- Comunicación con pacientes — Enviar mensajes, coordinar confirmaciones de turnos y gestionar la comunicación del día a día.
- Recordatorios internos — Crear y gestionar recordatorios para el equipo, incluyendo recordatorios recurrentes para pacientes con controles periódicos.
- Mensajería interna — Comunicarse con el resto del equipo a través del sistema de mensajería institucional de OCLÜ.
- Solicitudes de laboratorio — Registrar y hacer seguimiento de solicitudes de trabajos protésicos.
- Gestión de stock — Controlar el inventario de materiales e insumos de la clínica.
Los otros seis roles
Higienista, Recepcionista, Manager, CEO y Gerente son roles pensados para necesidades puntuales de dotación: no tienen ningún comportamiento especial fijo (como sí lo tienen Administrador, Doctor y Secretaria) y todo lo que pueden ver y hacer se define con permisos, igual que con una Secretaria. Asistente funciona igual, pero con una diferencia importante: mientras que el resto de los roles nuevos arranca con todos los permisos habilitados, un usuario con rol Asistente se crea sin ningún permiso — hay que configurárselos manualmente antes de entregarle el acceso. Cualquiera de estos seis roles (y también un Administrador) puede convertirse en un doctor a todos los efectos si “también atiende pacientes” — ver la sección siguiente.Habilitar labores de doctor
Hay dos formas de darle a alguien las capacidades de un Doctor sin que su rol sea Doctor: Al crear el usuario — si el rol elegido es Administrador, el formulario de alta tiene un checklist “Habilitar labores de doctor”. Una vez guardado el usuario, esta opción no se puede revertir. Al activarla, el sistema pide los mismos datos profesionales que a un Doctor (matrícula nacional, matrícula provincial, DNI, profesión, especialidad). Al editar el usuario — para cualquier rol que no sea Doctor ni Secretaria (Administrador, Higienista, Recepcionista, Manager, CEO, Gerente o Asistente), el formulario de edición tiene una opción “También atiende pacientes”. Al activarla, el sistema pide los mismos datos profesionales y, al igual que en el alta, no se puede desactivar después.
Permisos
Los permisos son la herramienta real de control de acceso en OCLÜ. Independientemente del rol asignado, cada usuario puede tener habilitados o deshabilitados permisos específicos según lo que el administrador configure. Esto significa que una Secretaria podría tener acceso a más funcionalidades que un Doctor, o incluso tener todos los permisos habilitados, si así lo decide quien gestiona el sistema. Los permisos se configuran desde el módulo Administrador, dentro del apartado de Staff, en la ficha individual de cada usuario — con combinaciones rápidas por perfil y dos árboles de permisos para afinar el detalle. La explicación completa de esa pantalla está en la página de Administrador.Permisos por defecto
Cuando creás un usuario nuevo, el permiso inicial depende del rol:
Por eso es fundamental revisar los permisos antes de entregarle las credenciales al nuevo miembro del equipo, sea cual sea su rol. El flujo recomendado es: crear el usuario → configurar sus permisos → entregar el acceso.
¿Qué controla cada permiso?
Los permisos son muy granulares y actúan de forma específica sobre cada módulo y funcionalidad del sistema. Según qué permisos tenga habilitados un usuario, el sistema se adapta visualmente:- Módulos completos — Si un usuario no tiene acceso a un módulo, ese módulo no aparece en el menú lateral. El usuario no lo ve y no puede acceder a él.
- Funcionalidades dentro de un módulo — Dentro de un módulo al que sí tiene acceso, pueden desaparecer acciones específicas. Por ejemplo, si no tiene permiso para editar la información de un paciente, no le aparece el botón de guardar cambios.
- Acciones puntuales — El nivel de detalle puede ser muy específico. Por ejemplo, un usuario puede tener permiso para crear citas en el Calendario pero no para crear bloqueos de agenda.
- Islas del home — Si se le retira el acceso a un módulo, las islas correspondientes a ese módulo desaparecen también del home. Por ejemplo, si no tiene acceso a Laboratorio, la isla de laboratorio no aparece en su pantalla de inicio.
Buenas prácticas para la gestión de permisos
- Configurar los permisos antes de entregar el acceso — No compartir las credenciales hasta haber revisado y ajustado los permisos del usuario.
- Prestar especial atención al módulo Administrador — Viene habilitado por defecto para la mayoría de los roles nuevos. Deshabilitarlo para quienes no deben tener acceso a la configuración del sistema.
- Definir un criterio claro por perfil — Antes de crear usuarios, tener definido qué puede ver y hacer cada tipo de persona en la clínica.
- Revisar periódicamente — Si cambian las responsabilidades de un miembro del equipo, actualizar sus permisos desde el módulo Administrador.
Ahora que ya sabés cómo funciona…
el sistema de roles y permisos en OCLÜ, estás listo para comenzar a configurar tu equipo.Recordá que la correcta configuración de permisos es el primer paso para que cada miembro del staff acceda únicamente a lo que necesita para su trabajo diario.
Continuá con la siguiente sección para conocer en detalle cada módulo del sistema.