Si estás configurando OCLÜ por primera vez, te recomendamos empezar por el módulo Administrador antes de operar el resto del sistema. Desde ahí vas a poder configurar tu clínica, crear usuarios, cargar prestaciones, definir cajas y horarios. Una vez configurado, el resto de los módulos va a funcionar con toda la información ya cargada.
Calendario
Vistas y agrupación
Al ingresar podés elegir entre vista diaria o semanal, y agrupar las columnas por profesional o por box. Ambas se pueden cambiar en cualquier momento. Desde las Preferencias del módulo (ícono de configuración) definís cuál de las dos vistas y cuál agrupación querés que se abra por defecto cada vez que entrás, en lugar de la última que hayas usado.
Estados de citas y bloqueos
Los estados de las citas (Pendiente, Confirmado, Cancelado, etc.) se configuran desde Administrador → Estados de calendario, en dos solapas: Estados de calendario y Categorías de bloqueos. Cada estado tiene, además de su color y si es visible en el calendario, la columna Cita sucedida — marca qué estados cuentan como que el paciente efectivamente vino, algo que usa el reporte de evoluciones pendientes de Finanzas.
Gestión de turnos
Podés crear una cita con el botón + o arrastrando sobre un espacio vacío del calendario — ahí mismo también podés elegir crear un bloqueo de agenda en vez de una cita. El formulario pide paciente, presupuesto, doctor asignado, box, estado, modalidad (presencial o virtual, esta última solo si el doctor tiene Google Calendar conectado), rango horario, descripción, y dos checkboxes para notificarle al paciente por mail o WhatsApp apenas se guarda la cita.
Detalle de la cita
Al hacer clic en cualquier cita se abre un panel con tres tarjetas: información de la cita (con accesos a Historial — el registro completo de cambios de estado, reprogramaciones y avisos enviados, cada uno con quién o qué lo generó — y Reagendar, que solo permite cambiar fecha y horario), edición del estado, box y descripción, y accesos directos a secciones de la ficha del paciente vinculado (Datos personales, Multimedia, Evoluciones, Presupuestos, Antecedentes y Laboratorio). Desde Avisar al paciente podés mandarle un mail con los datos de la cita, o elegir entre tres opciones de WhatsApp: un aviso simple, pedir confirmación (suma el link para que el paciente responda), o insistir por la confirmación — esta última la manda el sistema directamente por el número oficial de la clínica, no por tu WhatsApp personal, y solo se habilita cuando ya correspondía insistir.
Pacientes
El módulo de Pacientes es el eje central de OCLÜ. Acá se concentra toda la información clínica, administrativa y financiera de cada paciente, desde el primer contacto hasta el seguimiento posterior al tratamiento.Listado de pacientes
- Buscar pacientes — Por nombre, email, teléfono, documento o número de historia clínica.
- Filtrar por incompletos — Para identificar rápidamente los pacientes que tienen información faltante en su ficha.
- Enviar masivamente el link de actualización de datos — Desde Más acciones → Actualización de datos. Podés seleccionar todos los pacientes que tienen email cargado, o elegirlos uno por uno, y enviarles un link para que revisen y actualicen su información. El sistema te avisa cuáles no tienen email cargado.
- Agregar un paciente manualmente — Completando el formulario de alta de dos pasos.
- Registrar un paciente nuevo por link o QR — Desde Agregar paciente → Compartir link, en modo Único (de un solo uso, vence a los 7 días) o Permanente (reutilizable). Genera un link y un código QR para que el paciente complete su información por primera vez desde su celular.
- Importar pacientes de forma masiva — Descargando la plantilla Excel, completándola y subiéndola al sistema. También podés importar evoluciones de la misma forma.
Actualización de datos individual — Dentro de la ficha de cada paciente, el botón Actualizar datos genera y envía un link con la información ya precargada del paciente para que la revise y actualice.
Ficha del paciente
Al hacer clic en cualquier paciente del listado, accedés a su ficha completa. El encabezado muestra la foto del paciente, su nombre completo, edad, un acceso directo a WhatsApp y dos indicadores: si el paciente tiene deuda o no, y el link de acceso del paciente al sistema.Acceso del paciente — Podés habilitarle al paciente un acceso a su propia información dentro de OCLÜ. Desde ese acceso va a poder ver su multimedia, sus citas, su balance, sus presupuestos y sus recetas digitales. Cuántos accesos podés otorgar depende de tu plan; desde Mi suscripción en el encabezado ves cuántos ya usaste y cuántos te quedan.
Portal del paciente
Es la visualización que ve el paciente al entrar con su propio usuario, con menú lateral propio: un dashboard con próximas citas y estado de cuenta; Mis citas con el historial completo; Recetas digitales para descargar en PDF; Multimedia con todo lo que la clínica le cargó; Facturación, el estado de cuenta con el historial de cargos y pagos, filtrable por moneda; y Grupo familiar, si tiene uno, con el balance consolidado de todos sus integrantes.
La ficha está organizada en cuatro solapas principales:
A. Datos personales
Contiene toda la información personal y de contacto del paciente, organizada en las siguientes subsecciones:- Información personal — Nombre, apellido, fecha de nacimiento, género, documento.
- Información de contacto — Email, teléfono.
- Domicilio — Dirección completa.
- Seguro médico — Obra social, plan y número de afiliado
- Información adicional — Referido por, contacto de emergencia.
- Grupo familiar — Permite vincular pacientes entre sí dentro del sistema.
- Citas — Historial completo de turnos del paciente.
- Comentarios — Notas administrativas visibles para el equipo.
- Etiquetas — Motes para encontrar al paciente después en casos puntuales, elegidos de un catálogo que administra la clínica.
- Historial — Registro de auditoría con todos los eventos de la ficha, agrupados por día: cambios de estado de presupuestos, evoluciones, pagos, documentos subidos, actividad del calendario y restauración de citas eliminadas, cada uno con la hora y quién lo hizo.
B. Historia clínica
Es el expediente clínico digital del paciente. Contiene: Antecedentes
OCLÜ IA — Dentro de antecedentes tenés acceso al asistente odontológico con inteligencia artificial de OCLÜ. Analizando la información cargada, te brinda recomendaciones clínicas y te ayuda en la toma de decisiones durante la consulta.Odontograma Representación visual e interactiva del estado dental del paciente. Desde acá podés registrar diagnósticos y planificaciones de tratamiento por pieza dental y superficie.
- Imágenes: JPG, PNG, HEIC
- Videos: MP4, MOV, AVI, WEBM, MKV
- Documentos: PDF, DOCX, XLSX
- Modelos 3D: STL, PLY
Los archivos 3D cuentan con un visualizador 3D desarrollado por OCLÜ, que permite abrir y manipular los modelos directamente desde el navegador, sin necesidad de software adicional.Subir un estudio DICOM (el .zip o la carpeta que exporta el tomógrafo) es una acción aparte, con su propia caja para no mezclarlo con los archivos comunes — su visualizador de DICOM es un add-on, un servicio adicional no incluido por defecto en el plan.
- Armonización facial — diagnóstico estético con un perfil en forma de radar (piel, forma, animación, simetría y proporción) y comparación de fotos del paciente en distintos ángulos y fechas.
- Análisis estético — protocolo de diagnóstico facial y dentario, desde donde también se accede a Smile Design (en beta) para armar casos de diseño de sonrisa alineando fotos con IA.
- Análisis biomecánico — evaluación de la articulación temporomandibular (ATM), con planillas para comparar su evolución.
- Análisis microbiológico — control de biofilm del paciente a lo largo del tiempo.
- Análisis fisicoquímico — registro del riesgo biológico del paciente, también comparable entre consultas.
C. Presupuestos
Desde esta solapa podés crear y gestionar todos los presupuestos del paciente. OCLÜ trabaja en la moneda local que tengas configurada en tu clínica y en dólar, permitiendo gestionar presupuestos y recibir pagos en ambas divisas.
Un presupuesto en estado Pendiente funciona como un contrato entre la clínica y el paciente, por eso no es editable una vez compartido.Agregar presupuesto te da a elegir entre dos formas de cargarlo, que terminan en el mismo resultado: el Presupuesto exprés, una ventana chica para buscar prestaciones y guardar en un clic — con la opción de dictarlas por voz —, pensado para el día a día; o el Presupuesto completo, una pantalla aparte con odontograma, pago en cuotas, plantillas de comentario y multimedia.
D. Balance
Descarga de historia clínica
Aunque la historia clínica vive digitalizada en el sistema, se puede exportar en PDF con toda la información del paciente — antecedentes, evoluciones, diagnósticos, medicación, estudios y las declaraciones legales correspondientes — desde el botón Descargar HC. Para que tenga validez legal, hay que imprimirlo y firmarlo a mano.Laboratorio
El módulo de Laboratorio permite gestionar todos los trabajos protésicos que la clínica envía a laboratorios externos, con seguimiento completo del estado de cada solicitud. Está organizado en tres solapas.Solicitudes
Laboratorios
Estados
Stock
El módulo de Stock centraliza la gestión del inventario de materiales e insumos de la clínica. Está organizado en tres solapas.Inventario
Movimientos
Proveedores
Finanzas
El módulo de Finanzas es el centro de control económico de la clínica. Desde acá se registran y supervisan todos los ingresos, egresos, deudas, cajas, honorarios y reportes de la clínica, con soporte para dos divisas en simultáneo.Dashboard
Ingresos, egresos y balance
Los reportes de Ingresos, Egresos y Balance listan los movimientos del período filtrando por caja o banco y fecha, con exportación a PDF y Excel. Desde Egresos también gestionás las categorías de gasto, y podés adjuntar el comprobante al cargar uno.
Reportes de seguimiento
Además de Deudores y Presupuestos, hay dos reportes pensados para el control diario:- Saldos a favor — pacientes con dinero sin asignar a ningún presupuesto, separado por divisa, marcando además a quiénes les queda una deuda pendiente al mismo tiempo.
- Evoluciones pendientes — citas que ya sucedieron, tienen un presupuesto asociado, y todavía no tienen una evolución clínica cargada. Es un control de calidad, no un reporte financiero en sí.
Cajas y bancos
Pago a doctores
En base a los contratos configurados en Administrador, acá liquidás los honorarios de cada profesional.
Reportes Avanzados
Módulo adicional: Facturador electrónico (disponible solo en Argentina)
El Facturador electrónico es un módulo adicional que se integra dentro de Finanzas y permite la emisión de comprobantes fiscales electrónicos con validez legal en Argentina. Para más información sobre este módulo, contactate con nuestro equipo.
Connect
El módulo de Connect es la bandeja donde el equipo de la clínica lee y responde los mensajes de WhatsApp de sus pacientes, todos centralizados en un solo lugar. Es un add-on: si tu clínica no lo contrató, no vas a ver este ícono en el menú lateral.Bandeja de conversaciones
Configuración
Se accede con el ícono de engranaje dentro del propio Connect, no desde Administrador. La solapa Primeros pasos guía la puesta en marcha: qué sede recibe los WhatsApp, la línea oficial vinculada, si el WhatsApp Web de la clínica está conectado, y quién del equipo atiende la bandeja. Las otras solapas (Asistente, Atención, Etiquetas y respuestas) permiten configurar respuestas rápidas, etiquetas, un aviso automático fuera del horario de atención, y un asistente virtual opcional que contesta solo y deriva al equipo cuando hace falta — es un servicio aparte dentro del mismo Connect.
Administrador
El módulo de Administrador es el panel de control central del sistema. Desde acá se configura todo lo que el resto de los módulos necesita para funcionar correctamente. Se recomienda que el acceso a este módulo esté restringido al dueño de la clínica o personal de máxima confianza, ya que contiene la información más sensible del sistema. El módulo está organizado en los siguientes apartados:Clínicas
- Nombre, logo, email, dirección y teléfono (esta información aparece en los encabezados de los documentos que se comparten con los pacientes)
- Días y horarios de atención (determina la disponibilidad visible en el calendario)
- Intervalos de turno: cada 15, 30, 45 minutos, 1 hora o 1 hora y media
- Boxes — Los espacios de atención disponibles en esa sede
- Doctores asignados — Qué profesionales atienden en esa sede
Staff
Los roles son etiquetas del sistema. Los permisos reales de cada usuario se configuran de forma granular e independiente del rol asignado.Por cada miembro de staff podés gestionar:
- Datos personales — Nombre, apellido, email, teléfono y género. Si el miembro de staff tiene rol de Doctor o “también atiende pacientes” (ver más abajo), también podés cargar: documento, matrícula nacional, matrícula provincial, profesión y especialidad.
- Firma — La firma se utiliza en consentimientos y recetas digitales.
- Acceso al sistema — Podés habilitar o deshabilitar el acceso de cualquier usuario. El sistema no te deja dejar la clínica sin ningún administrador habilitado: si queda uno solo, a ese no se lo puede deshabilitar.
- Horarios — Configuración de días y horarios de atención por profesional, incluyendo descanso semanal y pausas diarias personalizables.
- Permisos — Control granular de qué puede ver y hacer cada usuario, con combinaciones rápidas por perfil (Recepción, Odontólogo, Administración, etc.) para aplicar de una vez y ajustar el detalle en dos árboles de permisos. Un usuario nuevo arranca con todos los permisos habilitados, salvo Higienista (le faltan los de recetas digitales) y Asistente (arranca sin ninguno, hay que configurárselos a mano).
- Habilitar labores de doctor — Cualquier rol que no sea Doctor ni Secretaria puede pasar a tener agenda propia, ser responsable de presupuestos, firmar consentimientos y emitir recetas, igual que un Doctor. Para un Administrador se elige al crearlo; para el resto de los roles, se activa después con la opción “También atiende pacientes” al editar su ficha. En los dos casos, una vez activado no se puede desactivar.
- Cambio de contraseña — Podés mandarle un mail para que la elija él mismo, o definirla vos directamente desde acá.
Importante — El rol de un usuario no se puede editar una vez creado. Si necesitás cambiarlo, contactate con soporte.
Contratos
Se recomienda siempre crear un nuevo contrato en lugar de editar uno existente, ya que los contratos pueden estar vinculados a múltiples profesionales y cualquier cambio afectaría a todos.
Automatizaciones
Desde acá configurás los procesos automáticos del sistema:- Recordatorio de citas por email — El sistema envía automáticamente un correo al paciente con un link para confirmar o cancelar su turno. Podés configurar con cuántos días de anticipación se envía (1, 2 o 3 días antes, o el mismo día), en qué estado de cita se activa, y a qué estado pasa la cita si el paciente confirma, cancela o reprograma.
- Vencimiento de presupuestos — Podés definir una cantidad de días estándar de vencimiento para todos los presupuestos. Una vez vencido, el presupuesto muestra la etiqueta Expirado, pero únicamente si está en estado Pendiente. Esta etiqueta es visible en el reporte de presupuestos dentro de Finanzas, facilitando el seguimiento de pacientes que no respondieron. Si necesitás editarlo para un presupuesto en particular, podés hacerlo directamente desde el presupuesto.
- Recordatorio de citas por WhatsApp — Manda un WhatsApp antes del turno con botones para que el paciente confirme o cancele desde el chat. Es un complemento pago: si no lo tenés contratado, el botón de configurar abre una ventana promocional en vez de la pantalla real.
Prestaciones
Desde acá configurás todas las prestaciones con las que trabaja la clínica. El sistema viene con tres listas precargadas: Lista ARS, Lista USD y Lista Deuda. Cada lista tiene categorías y prestaciones dentro de cada categoría. Recomendamos mantener cada lista con prestaciones de una única divisa para el correcto funcionamiento del sistema. Dentro de prestaciones podés:- Crear, editar y organizar categorías y prestaciones
- Configurar código, nombre, precio final, precio de lista y precio del paciente por prestación
- Habilitar o deshabilitar prestaciones (una prestación vinculada a un presupuesto no se puede eliminar, pero sí deshabilitar)
- Importar prestaciones desde Excel
- Aplicar aumentos de precio por porcentaje a categorías o prestaciones completas
- Duplicar listas de precios
- Agregar nuevas listas de precios según necesidad
Plantillas
Desde acá configurás todos los textos y documentos predefinidos del sistema, en cinco solapas:- Consentimientos — Documentos legales que el paciente firma antes de cada tratamiento, más una segunda pestaña para los partes quirúrgicos. Vienen algunos precargados y podés agregar o editar los que necesites. Desde acá también podés generar el PDF sin firmas para enviárselo al paciente con anticipación.
- Antecedentes — Elegís qué preguntas se muestran en la historia clínica del paciente y cuáles son obligatorias, agrupadas en cuatro bloques (antecedentes médicos, medicamentos, antecedentes odontológicos y hábitos). Aplica tanto a lo que completa el staff como a los links que se le mandan al paciente.
- Presupuestos — Textos que se anexan al presupuesto y quedan asentados dentro del PDF que el paciente recibe. Están pensadas para que el paciente tenga por escrito la información que se le explicó durante la consulta, evitando que se pierda información importante. Vienen algunas precargadas y son totalmente editables.
- Correo — Los mensajes predefinidos que el sistema envía automáticamente en cada acción (recordatorio de cita, confirmación, etc.). Podés editar el texto de cada uno con una previsualización en tiempo real. No se pueden eliminar.
- WhatsApp — Mismo concepto que las de correo, para los mensajes que se envían por WhatsApp, más la opción de personalizar una copia del recordatorio automático de citas.
Recordatorios
Tareas y avisos internos para el equipo de la clínica — no son mensajes que le llegan al paciente. Podés crear recordatorios sueltos o recurrentes (por ejemplo, un control mensual para un paciente en tratamiento), asignárselos a vos o a otro miembro del staff, y organizarlos con categorías propias.
Cajas y bancos
Desde acá configurás las cuentas que usa la clínica para registrar sus movimientos financieros. Esto no implica ninguna vinculación real con cuentas bancarias: es un registro interno para el seguimiento del flujo de dinero dentro del sistema. Podés configurar cajas de efectivo, cuentas bancarias y terminales de cobro, separadas por divisa. Por cada caja o banco podés definir su nombre y los métodos de pago que acepta.La divisa de una caja no se puede editar una vez creada. Las cajas y bancos no se pueden eliminar — si necesitás hacerlo, contactate con soporte.Desde acá también podés:
- Ver el balance actual de cada caja — Consultás en tiempo real cuánto hay disponible en cada caja o cuenta, sin necesidad de entrar al módulo de Finanzas.
- Registrar transferencias entre cajas — Cuando movés dinero de una caja a otra, por ejemplo de la caja de efectivo al banco, lo registrás acá para que quede asentado en el sistema.
- Ver el historial de transferencias — Accedés al registro completo de todos los movimientos entre cajas, con la opción de mostrar también las transferencias anuladas.
- Crear cajas de ajuste — Son cajas especiales para registrar movimientos que no corresponden a operaciones regulares, como un retiro de efectivo al finalizar la semana (ajuste de egreso) o un ingreso de dinero propio para cubrir un gasto puntual (ajuste de ingreso). Los ajustes en sí se realizan desde el módulo de Finanzas.
Estados de calendario
Define los estados que puede tener una cita (Pendiente, Confirmado, Cancelado, etc.) y con qué color se ve cada uno en el calendario, incluyendo si ese estado cuenta como Cita sucedida para el reporte de evoluciones pendientes de Finanzas. Una segunda solapa, Categorías de bloqueos, define por separado los colores de los bloqueos de agenda.
Reportes
El apartado de Reportes está pensado para que el dueño o administrador de la clínica pueda analizar el rendimiento del negocio en profundidad y tomar decisiones basadas en datos reales. Centraliza toda la información financiera y operativa de la clínica en un solo lugar, con gráficos, indicadores y rankings que permiten identificar oportunidades de mejora, detectar problemas a tiempo y planificar el crecimiento de la clínica. Está dividido en dos solapas:Finanzas
Análisis económico del período seleccionado (podés filtrar por año, mes, semana y divisa):- Ingresos, egresos, resultado, margen y porcentaje de margen
- Ticket promedio y cantidad de transacciones
- Gastos operativos y pagos a doctores
- Pendientes de cobro, estado de cajas y bancos, deudas de seguros
- Gráficos de tendencia financiera y estado de resultados
OCLÜ IA — Dentro de la solapa de Finanzas tenés acceso al asesor de gestión con inteligencia artificial. Analiza todos los datos del período y te ayuda a interpretarlos, identificar oportunidades de mejora y definir próximos pasos para optimizar la gestión financiera de la clínica.
Gestión
Análisis operativo de la clínica:- Pacientes atendidos, nuevos y recurrentes
- Tasa de conversión de presupuestos (aprobados vs. rechazados)
- Citas totales, canceladas y tasa de asistencia
- Evolución de pacientes, presupuestos y actividad
- Retención de pacientes
- Ranking de prestaciones más aprobadas y rechazadas
- Ranking de pacientes más atendidos
- Ranking de profesionales con mayor tasa de conversión
- Campañas de email: recordatorio de turnos, feliz cumpleaños, reactivación de pacientes y envío masivo (próximamente)
- Antecedentes pendientes de completar
OCLÜ IA — Dentro de la solapa de Gestión también tenés acceso al asesor con inteligencia artificial. Analiza los indicadores operativos del período y te ayuda a entender el comportamiento de tus pacientes, el rendimiento de tu equipo y qué acciones concretas podés tomar para mejorar la gestión de la clínica.