Tesorería y Cobros - Visión General
El módulo de Tesorería es el centro financiero de tu clínica dental. Aquí controlas ingresos, egresos, pagos de pacientes y la salud financiera de tu negocio.¿Qué Puedes Hacer en Este Módulo?
Control Financiero
- Dashboard: Vista general de ingresos, gastos y balance
- Cajas y bancos: Gestión de efectivo y cuentas bancarias
- Monedas: Manejo de múltiples divisas (Peso, Dólar)
- Gastos: Registro de egresos operativos
Cobros y Pagos
- Registrar pagos: Cobros de pacientes por tratamientos
- Recibos: Generación automática de comprobantes
- Balance del paciente: Deuda actual de cada paciente
- Historial: Todos los pagos realizados
Reportes Financieros
- Reporte de ventas: Ingresos por período
- Reporte de deudores: Pacientes con saldo pendiente
- Reporte de balance: Ingresos vs egresos
- Reporte de movimientos: Transacciones por caja
- Reporte de ingresos: Análisis de cobranzas
- Reporte de personal: Producción por doctor
Divisas y Monedas
Oclü CRM soporta el manejo de múltiples divisas y monedas para adaptarse a las necesidades de tu clínica.Divisas Soportadas
El sistema acepta las siguientes divisas y monedas:- Peso Argentino (ARS)
- Dólar Estadounidense (USD)
Acceso al Módulo
Desde el Menú Lateral
Haz clic en “Tesorería” en el menú lateral para acceder al dashboard. Ruta:/treasury Permisos: list_treasury (generalmente Admin y Secretarias autorizadas)
[IMAGEN: Menú lateral con Tesorería]
Estructura del Módulo
1. Dashboard de Tesorería (/treasury)
Vista principal con resumen financiero.
Tarjetas de Resumen:
- Ingresos del mes: Total cobrado en el mes actual
- Gastos del mes: Total de egresos del mes
- Balance del mes: Diferencia (ingresos - gastos)
- Caja actual: Efectivo disponible
- Evolución de ingresos (últimos 6 meses)
- Distribución de gastos por categoría
- Comparación ingresos vs gastos
2. Cajas y Bancos (/treasury/accounts/accounts)
Gestión de puntos de cobro y cuentas.
Tipos de Caja:
- Caja Efectivo: Dinero físico en la clínica
- Banco: Cuentas bancarias
- Tarjeta: Terminales de cobro con tarjeta
- Saldo actual
- Moneda
- Movimientos del día
- Historial completo
3. Gastos (/treasury/accounts/expenses)
Registro de todos los egresos de la clínica.
Categorías de Gastos:
- Sueldos de personal
- Insumos odontológicos
- Servicios (luz, agua, internet)
- Mantenimiento
- Laboratorio externo
- Alquiler
- Otros
- Fecha
- Monto
- Categoría
- Descripción
- Método de pago
- Comprobante (opcional)
4. Monedas (/treasury/currencies)
Configuración de divisas utilizadas.
Funcionalidades:
- Ver todas las monedas activas
- Configurar tipo de cambio
- Moneda principal de la clínica
Registrar un Pago de Paciente
El flujo más común en tesorería es registrar cuando un paciente paga.Desde Balance del Paciente
Ruta:/patients/:id/balance
- Acceder:
- Busca al paciente
- Ve a la pestaña “Balance”
- Verás resumen de deuda
- Información Visible:
- Total de presupuestos aprobados
- Total ya pagado
- Saldo pendiente (lo que falta pagar)
- Historial de pagos previos
- Registrar Pago:
- Clic en botón “Registrar Pago” (verde)
- Se abre modal de pago
Modal de Registro de Pago
Campos del formulario:Monto*
- Cantidad que el paciente está pagando
- No puede exceder el saldo pendiente
- Puede ser pago parcial o total
Moneda*
- Seleccionar divisa (Peso, Dólar, etc.)
- Si es diferente a la principal, se aplica tipo de cambio
Método de Pago*
Opciones comunes:- Efectivo: Dinero en mano
- Tarjeta de Débito
- Tarjeta de Crédito
- Transferencia Bancaria
- Mercado Pago (u otros digitales)
Caja de Destino*
- Dónde se registra el dinero
- Ej: “Caja Principal”, “Banco Santander”, “Terminal POS”
Fecha de Pago*
- Por defecto: Fecha actual
- Modificable si registras pagos atrasados
Presupuesto Asociado
- Seleccionar a qué presupuesto aplicar el pago
- Si el paciente tiene múltiples presupuestos activos
Observaciones (Opcional)
- Notas adicionales sobre el pago
- Ej: “Pago cuota 2 de 6”, “Seña del tratamiento”
- Guardar y Generar Recibo: Registra y muestra recibo
- Solo Guardar: Registra sin imprimir
- Cancelar: Cierra sin guardar
Después de Registrar
- El pago se guarda en el sistema
- Se actualiza el balance del paciente
- Se registra el movimiento en la caja seleccionada
- (Opcional) Se genera recibo automático
Recibo de Pago
Cada pago genera un recibo que sirve como comprobante.Información en el Recibo
- Número de recibo: Identificador único (ej: REC-001)
- Fecha de emisión
- Datos de la clínica: Nombre, dirección, contacto
- Datos del paciente: Nombre, documento
- Detalle del pago:
- Monto pagado
- Moneda
- Método de pago
- Concepto (presupuesto asociado)
- Saldo anterior y saldo actual
- Firma o sello de la clínica
Acciones con Recibos
- Ver: Visualizar en pantalla
- Imprimir: Formato listo para impresora
- Descargar PDF: Guardar o enviar por email
- Reenviar: Enviar por email al paciente
/payments/receipt/:receiptId
[IMAGEN: Ejemplo de recibo de pago]
Reportes Financieros
1. Reporte de Ventas (/treasury/reports/sales)
Qué muestra: Todos los pagos recibidos en un período.
Filtros:
- Rango de fechas
- Doctor (producción por profesional)
- Método de pago
- Moneda
- Lista de todos los pagos
- Monto por pago
- Paciente
- Fecha
- Total del período
2. Reporte de Deudores (/treasury/reports/debts)
Qué muestra: Pacientes que tienen saldo pendiente.
Información por paciente:
- Nombre del paciente
- Total adeudado
- Total pagado
- Saldo pendiente
- Días de mora (si aplica)
- Último pago
- Por monto (mayor a menor deuda)
- Por fecha (más atrasados primero)
- Alfabético
3. Reporte de Balance (/treasury/reports/balance)
Qué muestra: Comparación entre ingresos y egresos.
Información:
- Total de ingresos del período
- Total de gastos del período
- Balance (ingresos - gastos)
- Gráfico de evolución
- Rango de fechas
- Por caja
4. Reporte de Movimientos (/treasury/accounts/banks)
Qué muestra: Todas las transacciones (ingresos y egresos) por caja.
Información:
- Fecha de movimiento
- Tipo (Ingreso/Egreso)
- Monto
- Caja origen/destino
- Descripción
- Saldo resultante
- Rango de fechas
- Caja específica
- Tipo de movimiento
5. Reporte de Ingresos (/treasury/reports/income)
Qué muestra: Análisis detallado de cobranzas.
Desglose:
- Por método de pago (cuánto en efectivo, tarjeta, etc.)
- Por doctor (producción individual)
- Por tratamiento (qué genera más ingresos)
6. Reporte de Personal (/treasury/reports/personal)
Qué muestra: Producción de cada doctor.
Información por doctor:
- Cantidad de pacientes atendidos
- Cantidad de presupuestos creados
- Total facturado
- Total cobrado
- Pendiente de cobro
see_report_personal (generalmente solo admin)
Pagos a Doctores (/treasury/doctor-payments)
Módulo para registrar pagos/comisiones a los profesionales.
Funcionalidades:
- Ver producción del doctor
- Calcular comisión según configuración
- Registrar pago al doctor
- Historial de pagos
- Detalle de pago (qué tratamientos incluyó)
/treasury/doctor-payments/:paymentId/detail
Permisos por Funcionalidad
| Acción | Permiso | Rol Típico |
|---|---|---|
| Ver dashboard | list_treasury | Admin, Secretaria autorizada |
| Registrar pagos | register_payment | Secretaria, Admin |
| Ver reportes de ventas | see_report_sales | Admin |
| Ver deudores | see_report_debtors | Admin, Secretaria |
| Ver balance | see_report_movements | Admin |
| Agregar gastos | add_expense | Admin |
| Ver reportes de personal | see_report_personal | Admin, Doctor (solo propio) |
| Gestionar cajas | manage_boxes | Admin |
Flujo de Trabajo Diario
Para Secretaria
- Al iniciar el día:
- Verificar saldo de cajas
- Revisar pagos pendientes del día
- Durante el día:
- Registrar cada pago que realicen los pacientes
- Entregar recibos
- Actualizar balance
- Al cerrar:
- Cuadrar caja (contar efectivo físico vs sistema)
- Reporte de movimientos del día
- Preparar depósito bancario si corresponde
Para Administrador
- Diario:
- Revisar dashboard de tesorería
- Verificar que se registren todos los pagos
- Semanal:
- Reporte de ventas
- Identificar deudores y enviar recordatorios
- Registro de gastos de la semana
- Mensual:
- Reporte de balance completo
- Análisis de rentabilidad
- Pago de comisiones a doctores
- Cierre contable
Consejos y Mejores Prácticas
Registro de Pagos
- Registrar inmediatamente: No dejes pagos sin registrar
- Recibos siempre: Entrega comprobante a cada paciente
- Verificar método: Confirma forma de pago con el paciente
- Observaciones claras: Anota detalles relevantes
Control de Cajas
- Cuadrar diariamente: Verifica que efectivo físico = sistema
- Separar cajas: Una para cada tipo (efectivo, banco, tarjeta)
- Depositar regularmente: No acumules mucho efectivo en clínica
- Respaldos: Guarda comprobantes físicos
Reportes
- Revisar semanalmente: No esperes al mes para detectar problemas
- Comparar períodos: Analiza evolución mes a mes
- Seguimiento de deudores: Contacta a pacientes con mora
- Exportar datos: Guarda reportes para contabilidad externa
Errores Comunes
”El monto excede el saldo pendiente”
Causa: Intentas registrar más de lo que el paciente debe Solución: Verifica el saldo actual antes de ingresar el montoNo puedo ver reportes financieros
Causa: No tienes los permisos necesarios Solución: Contacta al administrador para solicitar accesoLas cajas no cuadran
Causa: Pagos no registrados o registrados incorrectamente Solución: Revisa el reporte de movimientos, busca discrepanciasEl recibo no se genera
Causa: Datos incompletos o error del sistema Solución: Verifica que todos los campos estén completos, refresca la páginaIntegración con Otros Módulos
Pacientes
- Balance del paciente en ficha
- Historial de pagos
- Deuda actual siempre visible
Presupuestos
- Los pagos se asocian a presupuestos
- El saldo del presupuesto se actualiza automáticamente
- No se puede completar presupuesto con saldo pendiente
Citas
- (Opcional) Recordatorio de pago al agendar cita