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# Estados de un presupuesto y cómo funcionan
Cada presupuesto en OCLÜ tiene un **estado** que indica en qué etapa del flujo comercial-clínico está. El estado afecta lo que se puede hacer con el presupuesto y cómo se ve en los listados y reportes. Entender los estados te ayuda a tener la cartera de presupuestos limpia y a hacer seguimiento eficiente. Esta guía te muestra los seis estados disponibles, cómo cambiar entre ellos y qué significa cada uno.
## Cuándo usarlo
* Cuando querés entender por qué un presupuesto figura en un estado y qué podés hacer desde ahí.
* Cuando necesitás cambiar manualmente el estado de un presupuesto (por ejemplo de Pendiente a Aprobado cuando el paciente confirma).
* Cuando estás revisando la cartera y querés filtrar por estado para ver, por ejemplo, todos los pendientes de aprobación.
* Cuando un presupuesto quedó obsoleto y querés marcarlo como Eliminado o Cerrado para mantener limpia la lista.
## Cómo llegar al estado de un presupuesto
1. En la barra lateral izquierda, hacé clic en el ícono de Pacientes y entrá a la ficha del paciente.
2. Hacé clic en la solapa **Presupuestos**.
El estado de cada presupuesto ya se ve directo en el listado, como una etiqueta de color junto a "Estado".
> Tip: desde el listado, clic derecho sobre un presupuesto y elegí **Cambiar estado** para pasarlo a otro estado sin entrar a su detalle.
## Los seis estados, uno por uno
### 1. Borrador (gris)
**Qué significa:** el presupuesto está recién creado pero todavía no se le envió al paciente. Es un trabajo en curso.
**Cómo llega a este estado:** automáticamente, cuando creás el presupuesto. Es el estado inicial.
**Qué se puede hacer:** editarlo libremente (agregar o quitar prestaciones, cambiar precios, modificar comentarios), enviárselo al paciente, eliminarlo si te equivocaste.
**Cuándo conviene:** mientras estás armando el plan de tratamiento y todavía no hablaste con el paciente sobre los costos.
### 2. Pendiente (azul)
**Qué significa:** el presupuesto fue enviado al paciente y estás esperando su respuesta (aprobación o rechazo).
**Cómo llega a este estado:** hay dos formas:
* **Automático:** al **Enviar por Mail** o **Enviar por WhatsApp** desde el presupuesto (o desde el menú contextual del listado), el sistema cambia el estado a Pendiente automáticamente. Te muestra un cartel confirmando.
* **Manual:** podés cambiarlo a Pendiente sin enviarlo, si por ejemplo se lo mostraste en pantalla o se lo entregaste impreso.
**Qué se puede hacer:** seguir editándolo, reenviarlo, recibir pagos (lo que en la práctica suele significar que el paciente lo aprobó), o pasarlo manualmente a Aprobado, Rechazado o Eliminado.
**Cuándo conviene:** después de que se lo enviaste y mientras esperás la respuesta. Te sirve para filtrar la cartera y ver todos los presupuestos en seguimiento.
### 3. Aprobado (verde)
**Qué significa:** el paciente aceptó el presupuesto y se va a ejecutar el plan.
**Cómo llega a este estado:** **siempre manual.** Vos lo cambiás a Aprobado cuando el paciente confirma, ya sea verbalmente, por mensaje, o cuando paga la primera seña.
**Qué se puede hacer:** recibir pagos, agendar citas vinculadas al presupuesto, registrar evoluciones, avanzar las prestaciones (con los botones de progreso **0%, 50% y 100%**) y pasarlo manualmente a Cerrado cuando termine todo.
**Cuándo conviene:** este es el estado "activo" de la mayoría de los presupuestos en ejecución.
### 4. Rechazado (amarillo)
**Qué significa:** el paciente decidió no aceptar el presupuesto.
**Cómo llega a este estado:** **siempre manual.** Vos lo marcás como Rechazado cuando el paciente te lo dice.
**Qué se puede hacer:** queda visible en la lista pero no se le pueden agregar pagos ni evoluciones. Sirve como registro histórico.
**Cuándo conviene:** dejar claro en la cartera por qué un presupuesto no avanzó, en lugar de eliminarlo. Te ayuda a analizar después por qué se rechazan presupuestos y mejorar la presentación.
### 5. Eliminado (rojo)
**Qué significa:** el presupuesto se marcó como inválido. Puede ser porque te equivocaste al crearlo, porque las condiciones cambiaron, o porque hay que rehacerlo desde cero.
**Cómo llega a este estado:** **siempre manual.** Antes de eliminarlo, **es probable que tengas que revocar pagos o eliminar evoluciones asociadas** si hubo movimientos. La capacidad de revocar y eliminar depende de tus permisos.
**Qué se puede hacer:** queda registrado pero ya no se opera con él.
**Cuándo conviene:** cuando algo falló (un error en las prestaciones, un cambio de plan, un duplicado) y vas a crear un presupuesto nuevo desde cero.
### 6. Cerrado (gris)
**Qué significa:** se completaron todas las prestaciones del presupuesto. Es el estado de "finalizado con éxito".
**Cómo llega a este estado:** **siempre manual y opcional.** Vos elegís marcarlo como Cerrado cuando todas las prestaciones están al 100% y el saldo restante es cero.
**Qué se puede hacer:** queda como referencia histórica. Útil para reportes de productividad, comparar tiempos de tratamientos, etc.
**Cuándo conviene:** no es obligatorio cerrar presupuestos completados. Es solo un marcador organizativo. Algunas clínicas los cierran prolijamente, otras los dejan en Aprobado indefinidamente.
## Resumen del flujo
* **Único cambio automático:** Borrador → Pendiente al enviarlo por mail o por WhatsApp.
* **Todos los demás cambios son manuales.**
* **Eliminado** se puede aplicar desde cualquier estado, pero conviene revocar pagos y eliminar evoluciones primero.
## Errores comunes
**No puedo cambiar el estado a Aprobado:** verificá tus permisos. Si no tenés permiso de modificar estados, el dropdown va a aparecer deshabilitado. Pediler al administrador que te habilite el permiso.
**Al enviar el presupuesto no cambió a Pendiente:** asegurate de haber usado **Enviar por Mail** o **Enviar por WhatsApp** (desde el presupuesto o desde el menú contextual del listado). El cambio automático se dispara desde esos dos envíos.
**Necesito cambiar un presupuesto Aprobado a Borrador:** no es lo más limpio. Si las prestaciones todavía no se ejecutaron, podés editarlo directamente sin volver a Borrador. Si ya hubo pagos o avances, mejor crear un nuevo presupuesto y eliminar el anterior.
**El estado dice Pendiente pero el paciente ya pagó algo:** registrá el pago, eso no cambia el estado automáticamente. Si querés reflejar que está aprobado, cambialo manualmente a Aprobado.
**No puedo eliminar un presupuesto:** si tiene pagos recibidos o evoluciones, el sistema te puede pedir que primero revoques esos pagos y elimines las evoluciones. Hacelo en ese orden.
## Tips y variaciones
* **Workflow recomendado:** Borrador → enviar por mail o WhatsApp → Pendiente automático → cambiar manualmente a Aprobado o Rechazado según respuesta → Cerrado al finalizar todas las prestaciones.
* **Para limpiar la cartera:** usá el filtro **Filtrar por estado** en el listado de presupuestos del paciente para ver solo los Aprobados (los activos en ejecución), los Pendientes (los que esperan respuesta), o los Borradores (los que están a medio armar).
* **Auditoría comercial:** revisar periódicamente cuántos presupuestos están en Pendiente más de X días te ayuda a detectar pacientes que necesitan un seguimiento (un llamado, un nuevo envío).
* **Cerrado vs Aprobado:** si no te molesta tener todos los presupuestos terminados como Aprobados, podés saltearte el paso de Cerrar. Pero si querés tener limpio el listado de "activos", marcalos como Cerrado al finalizar.
## Tiempo estimado
5 a 10 segundos para cambiar manualmente un estado.
## Preguntas frecuentes
**¿Puedo deshacer un cambio de estado?** Sí, mientras tengas permisos. Volvé al estado anterior manualmente desde el dropdown.
**¿El paciente ve el estado de su presupuesto?** Si tiene activado el portal del paciente, sí, ve el estado actualizado. Si no, solo lo ve interno tu equipo.
**¿Hay una notificación automática cuando cambia el estado?** No. Los cambios de estado son internos. Si querés avisar al paciente, mandá un mensaje aparte.
**¿Puedo crear estados personalizados?** No. Los seis estados son fijos en el sistema. No es como los estados de calendario que sí se pueden personalizar.
**¿Qué pasa si elimino un presupuesto Aprobado con pagos?** El sistema te puede pedir que primero revoques los pagos. La revocación no devuelve plata; solo invalida el registro. Después podés reasignar ese pago a otro presupuesto.
**¿Hay diferencia visual entre los estados?** Sí. Cada estado tiene un color: Borrador (gris), Pendiente (azul), Aprobado (verde), Rechazado (amarillo), Eliminado (rojo), Cerrado (gris). En el listado se ven como etiquetas de colores fáciles de identificar.
## Permisos
Cambiar estados, eliminar presupuestos y revocar pagos requiere permisos específicos. Configuralos desde Administrador → Staff → Permisos. Si el dropdown de Estado aparece deshabilitado o no ves el botón de Eliminar, consultá con el administrador.